Serviço
Trocar de contador em Curitiba sem perder o histórico da empresa
O contador atual não responde? A troca é direito da empresa, e quem conversa com o escritório antigo é a Santiago. O Vanderlei conduz a migração pessoalmente, do levantamento do que falta ao primeiro fechamento do mês.
Em resumo
Como trocar de contador sem bagunçar a empresa?
- A decisão é da empresa — o contrato de contabilidade pode ser encerrado a qualquer momento, respeitado o aviso prévio que ele mesmo prevê.
- O contador anterior tem deveres na saída — as normas do CFC mandam devolver livros, documentos e arquivos e passar ao novo responsável o que ele precisa saber.
- A Santiago faz a ponte — envia a carta ao escritório antigo, lista o que falta e confere cada declaração entregue.
- Histórico reconstituído — quando a escrituração nunca existiu, o escritório refaz a partir de extratos, notas e declarações.
- Corte limpo na virada do mês — o escritório antigo fecha a competência que começou, e a Santiago assume a seguinte.
Troca de Contador
Por que tanta empresa de Curitiba troca de contador?
O motivo mais comum é a falta de resposta. O empresário manda mensagem, liga, espera dias e acaba descobrindo sozinho uma guia vencida ou uma declaração atrasada. Quase todo cliente que chega à Santiago vindo de outro escritório conta essa mesma história.
O problema raramente aparece de uma vez. Primeiro a resposta demora um dia, depois uma semana, e aí o dono da empresa percebe que não sabe quanto pagou de imposto no ano, se o pró-labore está certo ou por que a guia do mês veio mais alta. Curitiba tinha 549.170 empresas ativas em julho de 2026, segundo dados da Prefeitura publicados pelo Bem Paraná, e com tanta empresa nova muito escritório cresce mais rápido do que consegue responder.O Vanderlei conhece o outro lado desse balcão: antes de abrir a Santiago, em 2016, ele trabalhou dentro de empresa e sabe o que é esperar o contador com o fornecedor cobrando na porta. Por isso a regra do escritório é simples de explicar: a mensagem do cliente chega ao próprio contador, e não a uma fila. Ele chega às 6h30 todo dia, e a primeira hora é para responder o que ficou da véspera.
Agendar o Diagnóstico Inicial
Trocar de contador depende de autorização do escritório antigo?
Não depende. A contabilidade é um contrato de prestação de serviços, e a empresa pode encerrá-lo quando quiser, respeitando o aviso prévio escrito no próprio contrato. O escritório antigo não precisa concordar com a saída. Ele só precisa cumprir o que o Conselho Federal de Contabilidade determina para o fim da relação.
A regra está na Resolução CFC nº 1.590/2020, que trata do contrato e do distrato de serviços contábeis. O contrato tem de trazer uma cláusula rescisória com prazo de aviso prévio. Quando a relação acaba, as partes assinam um distrato, e se o distrato não sai, o contador notifica o cliente e registra o fim das responsabilidades de cada lado.O mesmo documento define a forma e o prazo de devolução dos livros, dos documentos e dos arquivos das declarações entregues ao Fisco. Para o dono da empresa, isso quer dizer uma coisa só: a troca não depende da boa vontade de ninguém, e não há papelada nova para ele preencher. A Santiago cuida da comunicação formal com o escritório anterior.
O que o contador anterior é obrigado a entregar?
Livros contábeis, documentos, arquivos das declarações enviadas à Receita e as informações que o novo contador precisa conhecer. Segurar papéis para forçar o pagamento de honorário atrasado é proibido pelo Código de Ética do contador, mesmo que exista pendência entre as partes.
O Código de Ética Profissional do Contador, a NBC PG 01, publicada pelo CFC, diz no item 4 que o contador substituído deve informar ao substituto os fatos que precisam chegar ao conhecimento dele, e proíbe no item 5 reter abusivamente livros, papéis ou documentos, inclusive arquivos eletrônicos, confiados à sua guarda. A Resolução CFC nº 1.590/2020 vai além.O profissional que sai continua responsável pelas demonstrações contábeis do período em que respondeu tecnicamente pela empresa e pelas obrigações acessórias daquele período, ainda que o prazo de entrega vença depois do fim do contrato, salvo acordo escrito em contrário. Em outras palavras, a declaração da última competência atendida pelo escritório antigo continua sendo dele. Só que uma norma no papel não resolve sozinha: alguém precisa saber exatamente o que pedir, conferir o que chegou e cobrar o que faltou. É esse o trabalho da Santiago nas primeiras semanas.
A lista que a Santiago pede ao escritório anterior costuma incluir
- Balanços, balancetes e livros Diário e Razão dos últimos exercícios, quando existirem.
- Recibos das declarações entregues: PGDAS-D e DEFIS no Simples Nacional, ECF e EFD-Contribuições no Lucro Presumido, DCTFWeb e EFD-Reinf.
- Folha de pagamento: fichas dos empregados, pró-labore, férias, rescisões e eventos enviados ao eSocial.
- Parcelamentos em andamento, certidões e intimações recebidas.
- Contrato social e alterações arquivadas na Junta Comercial do Paraná.
Como funciona a migração de contabilidade na Santiago?
Em cinco etapas, todas conduzidas pelo Vanderlei: Diagnóstico de Migração, levantamento do que falta, carta ao contador anterior, reconstituição do histórico quando ele não existe e acompanhamento do primeiro mês. O empresário assina a procuração eletrônica e passa a conversar com um contador só.
Diagnóstico de Migração
Primeira conversa presencial, no escritório da Rua Itupava, 1299 — Loja 22 ou na empresa, para entender a história do negócio, o regime tributário atual e o que o empresário sabe (e não sabe) sobre a própria contabilidade.
Levantamento do que falta
Com a procuração eletrônica no e-CAC, a Santiago consulta a situação fiscal da empresa na Receita Federal, confere débitos, declarações omitidas e mensagens no Domicílio Tributário Eletrônico do Simples Nacional, a caixa postal em que a Receita avisa sobre exclusão.
Carta ao contador anterior
Pedido formal dos livros, arquivos e informações, com base nas normas do CFC, e combinação da data de corte.
Reconstituição do histórico
Quando o escritório antigo só gerava a guia, a Santiago refaz a escrituração dos períodos necessários a partir de extratos bancários, notas fiscais e declarações já entregues.
Primeiro mês
Apuração, folha e guias do primeiro mês feitas pela Santiago, com uma reunião de fechamento para mostrar ao dono o que foi encontrado e o que foi corrigido.
E quando a empresa nunca teve escrituração contábil?
Aí a Santiago reconstrói. É o caso mais frequente entre empresas do Simples Nacional que tinham um contador que só gerava o DAS: o imposto foi recolhido, mas não existe balanço, livro Diário nem controle do que o sócio retirou do caixa ao longo dos anos.
A falta de escrituração parece um detalhe até o dia em que o sócio precisa provar de onde veio o dinheiro. A Lei Complementar 123/2006, que criou o Simples Nacional, isenta de imposto de renda o lucro distribuído ao sócio, mas o artigo 14 limita essa isenção a um percentual presumido sobre a receita.
Qual é o melhor momento para trocar de contador?
A virada do mês é o corte mais limpo: o escritório anterior fecha a competência que começou, e a Santiago assume a seguinte. A troca antes do fim do ano dá tempo para rever o regime tributário do ano seguinte com calma.
Nenhuma data é proibida. Dá para trocar em qualquer mês, e em caso de contador sumido, quanto antes melhor. Mas duas datas ajudam. A primeira é a virada do mês, porque a Resolução CFC nº 1.590/2020 deixa com o contador antigo as obrigações das competências em que ele atendeu, e isso evita discussão sobre quem entrega o quê. A segunda é o segundo semestre.Desde a Lei Complementar 214/2025, a empresa já aberta que quer entrar no Simples Nacional pede a opção em setembro, com efeito em 1º de janeiro, segundo as orientações da Receita Federal de 2026. Quem troca de contador antes disso ganha tempo para a Santiago comparar Simples e Lucro Presumido com números reais. A mesma lei trouxe a Reforma Tributária, com a CBS e o IBS em fase de teste em 2026, e a troca é boa hora para conferir se a emissão de notas da empresa já está preparada para os tributos novos.
Agendar o Diagnóstico InicialQuem já trocou de contador para a Santiago?
Empresas do Simples Nacional e do Lucro Presumido de Curitiba e da Região Metropolitana, de transportadoras a lojas e prestadoras de serviço, que chegaram pelo mesmo motivo: o contador anterior não respondia. Os relatos abaixo são dos próprios clientes.
Perguntas frequentes
Preciso avisar o contador atual antes de fechar com a Santiago?
O aviso sai depois do Diagnóstico de Migração, quando a empresa já decidiu trocar. O contrato atual costuma prever um prazo de aviso prévio, e a Resolução CFC nº 1.590/2020 manda formalizar o fim da relação num distrato. A Santiago orienta o texto da comunicação, combina a data de corte com o escritório anterior e envia a carta pedindo livros, arquivos e informações. O dono da empresa não precisa negociar nada sozinho.
O contador antigo pode segurar meus documentos se eu estiver devendo honorário?
Não pode. O Código de Ética Profissional do Contador (NBC PG 01) proíbe reter abusivamente livros, papéis ou documentos, inclusive arquivos eletrônicos, confiados à guarda do profissional. A cobrança do honorário atrasado segue pelos meios normais de cobrança, separada da devolução dos documentos. Se o escritório anterior não devolver, a Santiago orienta o registro de reclamação no Conselho Regional de Contabilidade do Paraná.
Vou perder o histórico da empresa na troca de contador?
Não, e em muitos casos a empresa sai com mais histórico do que tinha. A Santiago pede ao escritório anterior os livros, balanços e recibos das declarações. Quando a escrituração nunca foi feita, o escritório reconstitui os períodos necessários a partir de extratos bancários, notas fiscais e declarações já entregues à Receita, e a empresa volta a ter balanço e registro das retiradas dos sócios.
Quanto tempo leva a migração de contabilidade?
A Santiago assume a rotina do mês seguinte ao corte combinado, então a apuração e a folha não param. O levantamento da situação fiscal sai nas primeiras semanas, com a procuração eletrônica no e-CAC. O que varia é a reconstituição do histórico: uma empresa com escrituração em dia fica pronta rápido, e uma empresa que só tinha a guia do DAS pode levar alguns meses para ter todos os períodos refeitos.
Quanto custa a contabilidade da Santiago depois da troca?
Depende do regime tributário, do volume de notas fiscais e do número de funcionários, e por isso a Santiago não publica tabela. A proposta sai depois do Diagnóstico de Migração, quando o Vanderlei já conhece a empresa e sabe se há histórico para reconstituir. O custo da reconstituição, quando existir, aparece separado na proposta, para o dono saber o que é migração e o que é mensalidade.
Minha empresa fica fora de Curitiba. Dá para trocar para a Santiago?
Dá. Na Região Metropolitana de Curitiba, o Diagnóstico de Migração é presencial, no escritório do Hugo Lange ou na própria empresa, porque o Vanderlei prefere conhecer o negócio antes de propor contrato. Para empresas de fora da RMC, principalmente transportadoras, a primeira conversa pode ser por videochamada. Depois disso, a rotina da contabilidade é toda digital.
O contador atual leva dias para responder e a empresa descobre os problemas sozinha?
No Diagnóstico de Migração, o Vanderlei levanta o que o escritório anterior tem de entregar, mostra o que está pendente na Receita e define em que mês a Santiago assume.