Especialidade
Contabilidade para transportadora, do CT-e ao ICMS do frete
A Santiago cuida da contabilidade de transportadoras de um caminhão à frota grande, com RNTRC, documentos do frete, retenção do autônomo e folha de motorista no escopo. O próprio contador atende, e o sindicato do setor no Paraná indica o escritório.
Em resumo
O que a contabilidade de uma transportadora precisa cobrir?
- Registro e documentos do frete — RNTRC em dia na ANTT, CT-e, MDF-e, CIOT e vale-pedágio conferidos contra a receita declarada.
- Imposto certo para cada viagem — frete intermunicipal e interestadual com ICMS, frete municipal com ISS, no Simples ou no Lucro Presumido.
- Retenções do autônomo — INSS, SEST/SENAT e imposto de renda descontados do caminhoneiro TAC na base certa.
- Folha de motorista — jornada, horas extras e descanso pela Lei 13.103/2015, com eSocial em dia.
- Custo por caminhão — diesel, pneus, manutenção e depreciação da frota separados por veículo, para saber qual viagem dá lucro.
Contabilidade para Transportadoras
Por que a transportadora precisa de um contador que domina o setor?
Porque o transporte rodoviário de cargas tem lei própria, cadastro próprio na ANTT, documentos fiscais que só existem nele e um jeito particular de pagar imposto. O contador generalista costuma enquadrar a transportadora como prestadora de serviço comum, e o erro aparece na primeira fiscalização.
A base de tudo é a Lei 11.442/2007, que define o transporte rodoviário de cargas como atividade comercial e exige inscrição prévia no Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Cargas, o RNTRC, mantido pela ANTT. Com a redação dada em 2026, a lei passou a prever revalidação anual do registro.
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Quais documentos do frete o contador precisa acompanhar?
Quatro documentos contam a história de cada viagem: o CT-e, o MDF-e, o registro do pagamento ao autônomo e o vale-pedágio. A Secretaria da Fazenda e a ANTT recebem esses dados em tempo real e cruzam com o que a transportadora declara.
O último item parece detalhe, mas é dinheiro. Transportadora que lança o vale-pedágio como receita paga imposto sobre um valor que a lei manda excluir. E a que emite CT-e com tomador ou valor errado entrega à Fazenda uma divergência pronta para virar autuação, porque o cruzamento entre CT-e, MDF-e e declarações é eletrônico.
CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)
A nota fiscal do frete. É nele que aparecem o valor do serviço, o tomador, a origem, o destino e o ICMS da prestação.
MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais)
Reúne os documentos da carga que o veículo leva na viagem e registra o percurso. A Fazenda usa o MDF-e para saber o que está rodando e por onde.
CIOT e pagamento eletrônico de frete
Quando a transportadora contrata um caminhoneiro autônomo, a Lei 11.442/2007 exige que o frete seja pago em conta indicada pelo TAC e registrado no documento eletrônico da operação. Pagamento em dinheiro vivo é proibido.
Vale-pedágio obrigatório
O embarcador antecipa o pedágio ao transportador. Pela Lei 10.209/2001, esse valor não integra o frete, não é receita operacional e não entra na base de contribuições.
Como a transportadora é tributada no Simples e no Lucro Presumido?
Depende do tipo de frete e do regime. No Simples Nacional, o frete intermunicipal e interestadual vai para o Anexo III sem ISS e com ICMS. No Lucro Presumido, o IRPJ incide sobre 8% da receita e a CSLL sobre 12%, com ICMS pago por fora.
No Simples, a regra está no artigo 18 da LC 123/2006: o transporte intermunicipal e interestadual de cargas usa a tabela do Anexo III, tira a parcela do ISS e acrescenta a parcela do ICMS do Anexo I.
No Lucro Presumido, a presunção do transporte de cargas é das mais baixas da lei: 8% da receita para o IRPJ e 12% para a CSLL, contra 32% da maior parte dos serviços.
Como reter INSS, SEST/SENAT e imposto de renda do caminhoneiro autônomo?
A transportadora que paga frete a um TAC desconta do valor bruto a contribuição ao INSS, o SEST/SENAT e, quando houver, o imposto de renda. As bases são reduzidas por lei, e aplicar a alíquota sobre o frete cheio é um dos erros mais caros do setor.
A conta funciona assim. A base previdenciária do autônomo é 20% do valor bruto do frete. Sobre ela a transportadora retém 11% de INSS, respeitado o teto do INSS, mais 1,5% de SEST e 1% de SENAT. A base do imposto de renda é outra: 10% do rendimento bruto, conforme o artigo 9º da Lei 7.713/1988, com aplicação da tabela progressiva mensal.Num frete de R$ 10.000, a base do INSS é de R$ 2.000, o que dá R$ 220 de INSS, R$ 30 de SEST e R$ 20 de SENAT, e a base do imposto de renda fica em R$ 1.000, dentro da faixa de isenção da tabela. Os valores retidos são recolhidos pela transportadora e informados no eSocial. Fora do Simples, a empresa ainda paga a própria contribuição patronal de 20% sobre a mesma base de 20% do frete. Quem retém errado paga a diferença do bolso, com multa.
O que a Lei do Motorista muda na folha de pagamento?
A Lei 13.103/2015 criou regras de jornada, horas extras e descanso só para o motorista profissional empregado. A folha da transportadora precisa refletir essas regras, com controle de jornada, e o eSocial precisa receber a informação certa.
Pela CLT, com a redação da Lei 13.103/2015, a jornada do motorista é de 8 horas, com até 2 horas extras por dia ou até 4 quando a convenção ou o acordo coletivo permitir, e 11 horas de descanso a cada 24 horas. O controle da jornada é obrigação do empregador. Em 2023, o Supremo Tribunal Federal julgou a ADI 5322 e derrubou trechos da lei, entre eles a regra que tirava o tempo de espera da jornada, o que mudou o cálculo de horas de muita transportadora.O departamento pessoal da Santiago acompanha a convenção coletiva do motorista, lança jornada, horas extras, adicional noturno e diárias de viagem com a natureza certa e mantém o eSocial conciliado com a folha. Diária lançada como salário, ou salário disfarçado de diária, é passivo trabalhista e previdenciário que aparece anos depois, geralmente numa reclamação na Justiça do Trabalho.
Como saber quanto cada caminhão dá de lucro?
Com a contabilidade organizada por veículo e por viagem. Diesel, pneus, manutenção, pedágio não coberto, seguro, salário do motorista e depreciação são lançados em centros de custo, e o dono enxerga qual caminhão, rota ou cliente dá lucro.
Muita transportadora sabe o faturamento do mês e o saldo do banco, mas não sabe a margem de cada rota. A contabilidade como ferramenta de decisão, frase do próprio Vanderlei, começa aqui: com o custo separado por placa, o dono descobre que o contrato que parecia o melhor da carteira roda com margem negativa quando o caminhão volta vazio. A depreciação da frota entra no mesmo raciocínio.Cavalo mecânico, caminhão e semirreboque se desgastam em ritmos diferentes, e a depreciação lançada pela vida útil fiscal reduz o lucro tributável no Lucro Real e mostra, em qualquer regime, quanto o dono precisa guardar para trocar o veículo. O balancete mensal fecha com essas contas, e a decisão de renovar a frota, aceitar um frete ou largar um cliente passa a ser tomada com número.
Agendar o Diagnóstico InicialO que a Reforma Tributária muda no frete?
A LC 214/2025 troca PIS, Cofins, ICMS e ISS por CBS e IBS, com crédito para o cliente que contrata o frete. Em 2026 os dois tributos aparecem em fase de teste, com 0,9% de CBS e 0,1% de IBS destacados no documento fiscal.
A transição é gradual. A CBS entra plena em 2027, no lugar de PIS e Cofins. ICMS e ISS caem aos poucos de 2029 a 2032 e deixam de existir em 2033.
Por que o sindicato do setor indica a Santiago?
Porque o Vanderlei conhece a rotina da transportadora por dentro. Antes de abrir o escritório, em 2016, ele trabalhou do lado da empresa, e hoje atende pessoalmente transportadoras de Curitiba, da RMC e de outros estados.
O sindicato das empresas de transporte de cargas do Paraná indica o Vanderlei com frequência para associados que precisam de contador com domínio da legislação do setor. A prova de trabalho está em Curitiba e na RMC, onde ficam a CIC, o corredor da BR-116 e da BR-277 e a saída para o Porto de Paranaguá, mas a legislação do transporte é federal e os documentos são eletrônicos, então a Santiago atende transportadoras de qualquer estado.O atendimento é do próprio contador, pelo WhatsApp e em reunião, e o Diagnóstico da Transportadora começa com a conferência de RNTRC, CT-e emitidos, retenções de autônomo e regime tributário.
Perguntas frequentes
Transportadora pode ser do Simples Nacional?
Pode. O transporte intermunicipal e interestadual de cargas é tributado no Anexo III da LC 123/2006, sem a parcela do ISS e com a parcela do ICMS do Anexo I. O frete municipal fica no Anexo III com ISS. O limite de receita do Simples é de R$ 4,8 milhões em 12 meses, e acima de R$ 3,6 milhões o ICMS passa a ser pago fora do DAS, pelo regime normal.
Qual a presunção de lucro da transportadora no Lucro Presumido?
Para o transporte de cargas, a base do IRPJ é 8% da receita bruta e a da CSLL é 12%, pela Lei 9.249/1995. Desde 2026, a LC 224/2025 acrescenta 10% a esses percentuais só sobre a parcela da receita anual acima de R$ 5 milhões, o que leva a presunção dessa parte a 8,8% e 13,2%. PIS e Cofins seguem no regime cumulativo, e o ICMS do frete é pago à parte.
Quanto a transportadora retém do frete pago ao caminhoneiro autônomo?
Sobre uma base de 20% do frete bruto, a transportadora retém 11% de INSS, respeitado o teto, 1,5% de SEST e 1% de SENAT. O imposto de renda usa outra base, de 10% do frete, com a tabela progressiva mensal. Num frete de R$ 10.000, são R$ 220 de INSS, R$ 30 de SEST e R$ 20 de SENAT, e a base de IR de R$ 1.000 fica isenta.
Vale-pedágio conta como receita da transportadora?
Não. A Lei 10.209/2001 diz que o valor do vale-pedágio obrigatório não integra o frete, não é receita operacional nem rendimento tributável e não entra na base das contribuições sociais e previdenciárias. Ele precisa aparecer destacado no documento eletrônico da operação. Transportadora que soma o vale-pedágio ao faturamento paga imposto sobre um dinheiro que só repassa ao pedágio.
A Santiago atende transportadoras de fora do Paraná?
Atende. A lei do transporte, o RNTRC e as retenções são federais, e CT-e e MDF-e são documentos eletrônicos, então o trabalho contábil é o mesmo em qualquer estado. O que muda é o ICMS de cada unidade da federação, que a Santiago acompanha pelo regulamento do estado de origem das prestações. Fora da RMC, o Diagnóstico da Transportadora acontece por videochamada.
Quanto custa a contabilidade para transportadora?
Depende do regime tributário, do número de CT-e emitidos por mês, da quantidade de motoristas registrados e de autônomos contratados e do tamanho da frota. Por isso o valor não é publicado. O Vanderlei apresenta a proposta depois do Diagnóstico da Transportadora, quando já conferiu o RNTRC, os documentos do frete, as retenções e a folha, e sabe o que precisa ser organizado.
O seu contador sabe a base de retenção do caminhoneiro autônomo, separa o vale-pedágio da receita e confere os CT-e antes de fechar o imposto?
No Diagnóstico da Transportadora, o Vanderlei revisa RNTRC, documentos do frete, retenções e regime tributário da sua empresa.