Serviço
Departamento pessoal para empresas de Curitiba, da folha ao pró-labore do sócio
A Santiago cuida da folha de pagamento, das admissões e demissões, do eSocial e do FGTS Digital, define o pró-labore dos sócios e orienta o dono antes de cada decisão trabalhista, inclusive na folha de motorista.
Em resumo
O que o departamento pessoal da Santiago faz?
- Folha de pagamento mensal — salários, horas extras, adicionais, descontos, holerites e guias de INSS, FGTS e IRRF.
- Admissão e demissão — contrato, exames, registro no eSocial e cálculo de rescisão dentro do prazo legal.
- eSocial e FGTS Digital — eventos enviados no prazo e guia do FGTS gerada a partir da folha.
- Pró-labore do sócio — valor definido com o dono, com retenção de 11% de INSS e o encargo da empresa calculado conforme o regime.
- Folha de motorista — jornada, tempo de espera e exame toxicológico pela Lei 13.103/2015.
Departamento Pessoal
O que faz o departamento pessoal de uma empresa?
O departamento pessoal cuida de tudo o que envolve quem trabalha na empresa: contratação, folha de pagamento, férias, 13º salário, afastamentos e desligamento. Também informa cada um desses eventos ao governo pelo eSocial e recolhe os encargos no prazo.
Toda empresa com funcionário registrado, e toda empresa cujo sócio recebe pró-labore, tem folha. Desde a implantação do eSocial, cada admissão, cada alteração de salário, cada afastamento e cada demissão viram um evento eletrônico enviado ao governo, cruzado com a Receita Federal, a Previdência e o FGTS. Isso tirou a margem para o improviso. A informação que chega errada no eSocial gera guia errada, benefício negado ao trabalhador e, com o tempo, autuação.Na pequena empresa, o erro mais comum não está no cálculo do salário, e sim no que acontece em volta dele: funcionário que começou a trabalhar antes do registro, hora extra paga por fora, férias vencidas sem controle, sócio que retira dinheiro sem pró-labore. A Santiago trata o departamento pessoal junto com a contabilidade mensal, porque a folha é, na maioria das empresas de serviço e de transporte, o maior custo do mês.
Agendar o Diagnóstico Inicial
Como funcionam a folha, a admissão e a demissão na Santiago?
A empresa informa até uma data combinada as horas, faltas e ocorrências do mês.
Rotina do mês
A Santiago calcula a folha, emite os holerites e as guias e envia os eventos ao eSocial. Admissões e demissões seguem um roteiro próprio, com prazo contado desde o primeiro aviso.
Admissão
Na admissão, o funcionário só começa depois de o escritório receber os documentos, o exame admissional e os dados do contrato, e o registro vai ao eSocial antes do primeiro dia de trabalho.
Demissão
Na demissão, a Santiago confere o tipo de desligamento, calcula a rescisão e as verbas devidas e prepara a guia do FGTS rescisório dentro do prazo de pagamento previsto na CLT.
Férias e 13º salário
Férias e 13º salário entram num controle mensal, com provisão contábil, para o dono saber com antecedência quanto vai precisar em cada período.
Quando surge uma dúvida trabalhista (acordo de horas, afastamento por doença, advertência), a orientação vem antes da decisão, e não depois da reclamação. O prazo de envio das informações da folha é combinado com cada empresa.
O que são o eSocial e o FGTS Digital?
O eSocial é o sistema em que a empresa informa ao governo tudo sobre os seus trabalhadores. O FGTS Digital é a plataforma do Ministério do Trabalho que gera a guia do FGTS a partir dessas informações, desde 2024.
O FGTS Digital mudou a rotina da folha. A guia do fundo de garantia deixou de ser gerada num programa separado e passou a sair a partir dos eventos que a empresa já enviou ao eSocial, com pagamento por Pix. Para o dono, isso quer dizer uma coisa: se o salário, a admissão ou a demissão foram informados errado no eSocial, o FGTS sai errado também, e a correção exige retificar o evento de origem.O mesmo vale para o imposto de renda retido: a antiga DIRF, declaração anual das retenções, deixou de existir, e as informações passaram a seguir pelo eSocial e pela EFD-Reinf, segundo a Receita Federal. É por isso que a Santiago confere a folha antes de enviar os eventos, e não depois de a guia sair. Um evento certo no dia do envio poupa três retificações no mês seguinte.
Como definir o pró-labore do sócio?
O pró-labore é a remuneração do sócio que trabalha na empresa. Tem retenção de 11% de INSS para o sócio e, conforme o valor, imposto de renda. Na empresa fora do Simples, soma-se o INSS patronal de 20%.
A regra do INSS está na Lei 8.212/1991: o sócio contribui como contribuinte individual, e a empresa desconta 11% do pró-labore, limitado ao teto da Previdência. No Lucro Presumido e no Anexo IV do Simples, a empresa ainda paga 20% de contribuição patronal sobre o valor. Nos Anexos I, II, III e V do Simples, essa parcela já vai dentro do DAS.O valor certo equilibra três coisas: o que o sócio precisa para viver, o custo de encargos para a empresa e o efeito no fator R, que pode mudar o anexo de uma prestadora de serviço. O que passar do pró-labore é distribuído como lucro, com lastro na escrituração, e o detalhe está na página de imposto de renda.
O que a Lei do Motorista muda na folha da transportadora?
A Lei 13.103/2015 criou regras próprias para o motorista profissional empregado: controle de jornada, tempo de direção e descanso, tempo de espera e exame toxicológico na admissão e no desligamento. Cada uma delas mexe no cálculo da folha.
A Lei 13.103/2015, conhecida como Lei do Motorista, obriga a transportadora a controlar a jornada do motorista empregado, por diário de bordo, papeleta ou meio eletrônico, e a respeitar os intervalos de descanso entre jornadas e durante a viagem.
Como funciona o departamento pessoal na Santiago?
O serviço começa com a revisão da folha atual e segue numa rotina mensal fixa, com o próprio Vanderlei respondendo pelas dúvidas trabalhistas do dono.
Diagnóstico Inicial com foco em folha
Reunião no Hugo Lange ou na empresa para revisar registros, contratos, controle de jornada, férias vencidas e pró-labore.
Acerto do que ficou para trás
Funcionário sem registro, pró-labore sem recolhimento ou evento do eSocial pendente entram num plano de regularização.
Rotina mensal
Recebimento das ocorrências, cálculo da folha, holerites, guias de INSS, FGTS e IRRF e envio dos eventos ao eSocial.
Admissões e demissões
Roteiro próprio para cada caso, com documentos, exames e prazos controlados pelo escritório.
Orientação antes da decisão
Antes de contratar, demitir ou mudar jornada, o dono conversa com o Vanderlei pelo WhatsApp do escritório.
Quanto custa o departamento pessoal?
O honorário depende do número de funcionários, do tipo de jornada (motorista, turno, comércio), da frequência de admissões e demissões e do regime tributário. Pode ser contratado junto com a contabilidade mensal, e a proposta sai depois do Diagnóstico Inicial.
Perguntas frequentes
Quanto de INSS o sócio paga sobre o pró-labore?
O sócio tem 11% de INSS descontado do pró-labore, limitado ao teto da Previdência, conforme a Lei 8.212/1991. A empresa do Lucro Presumido e a do Anexo IV do Simples pagam ainda 20% de contribuição patronal sobre o valor. Nos outros anexos do Simples, essa parcela já vai dentro do DAS. Conforme o valor, o pró-labore também tem retenção de imposto de renda.
Empresa sem funcionário precisa de departamento pessoal?
Se algum sócio recebe pró-labore, sim. O pró-labore entra na folha, gera evento no eSocial, retenção de INSS e, conforme o valor, de imposto de renda. Mesmo a empresa que ainda não paga pró-labore precisa manter as obrigações do eSocial em dia. Na Santiago, a folha dos sócios é feita junto com a contabilidade mensal, com o valor definido em conversa com o dono.
O que mudou com o FGTS Digital?
Desde 2024, a guia do FGTS sai da plataforma FGTS Digital, do Ministério do Trabalho e Emprego, a partir das informações que a empresa envia ao eSocial, e o pagamento é feito por Pix. Com isso, qualquer erro no evento de admissão, salário ou demissão aparece também no FGTS, e a correção começa pela retificação do eSocial. Conferir a folha antes do envio evita retrabalho.
O tempo de espera do motorista conta como hora trabalhada?
Conta. Em 2023, o Supremo Tribunal Federal julgou a ADI 5322, que questionava pontos da Lei 13.103/2015, e decidiu que o tempo em que o motorista aguarda carga, descarga ou fiscalização integra a jornada de trabalho. A decisão mudou o cálculo de horas extras de muitas transportadoras. Por isso o controle de jornada precisa registrar a espera separada da direção e do descanso.
A Santiago orienta sobre questões trabalhistas antes de uma demissão?
Orienta. Antes de demitir, mudar a jornada ou fazer acordo com um funcionário, o dono conversa com o Vanderlei, que explica o custo da rescisão, os prazos e os documentos. A orientação é contábil e trabalhista de rotina. Quando o caso envolve processo judicial ou disputa, a recomendação é procurar um advogado trabalhista, e a Santiago fornece os cálculos e registros da folha.
Quanto custa terceirizar a folha de pagamento em Curitiba?
Depende do número de funcionários, do tipo de jornada, da frequência de admissões e demissões e do regime tributário da empresa. A folha de uma transportadora com motoristas tem mais variáveis que a de uma loja com três vendedores. A Santiago apresenta a proposta por escrito depois do Diagnóstico Inicial, no escritório do Hugo Lange ou na empresa.
A jornada dos seus motoristas e o pró-labore dos sócios aguentariam uma fiscalização amanhã?
No Diagnóstico Inicial com foco em folha, o Vanderlei revisa registros, controle de jornada, eSocial e FGTS antes de propor o contrato.